确定会议的场地后，在策划会场的布置方案时，有些必要的因素，要在方案中体现：
　　北京会议场地布置

　　一、会议的主要信息

　　1、会议名称、举办地点、召开时间;

　　2、主办单位、协办单位等;

　　3、方案的主题，也就是会场布置的主题;

　　4、会场具体平面图，要包含停车场、消防通道;外围环境等。

　　二、会场布置方案的概括介绍

　　1、会场布置方案的创意;

　　2、会场布置方案的色调;

　　3、现场主要分区介绍。

　　三、现场布置具体说明

　　1、签到处介绍;

　　2、嘉宾发言台设置;

　　3、会场具体采用何种布置模式

　　4、茶歇区布置和说明;

　　5、洽谈区、同声传译区、分会场等其他功能区域布置说明。

　　四、物料准备及使用设置

　　1、背景板、签到台、横幅等说明及图示;

　　2、内场桌椅布置平面图、发言台、麦克风等布置;

　　3、现场主色调突出、其他装饰物点缀;

　　4、发放的宣传资料、礼品、现场提供矿泉水、纸、笔等摆放方式;

　　5、投影仪和大屏幕的位置、具体参数，多媒体设备、LED大屏的位置及说明;

　　6、灯光的布局，是否需要补充灯光;

　　7、地毯的使用及颜色;

　　8、标识指示牌、消防通道的设置说明等;