召开各种会议时需要选择合适的会议场地，因此在租赁会议场地的过程中有些事项就要提前了解，根据会议的类型、规模、预算等等各方面进行会议场地的选择和租赁。
　　1.选择会议场地前的基本项

　　要召开会议的时间、地点、规模是选择会场的最基本的事项。这些基本想确定后就可以根据这个框架范围去有目标的进行会议场地的选择。

　　2.会议场地的硬件要求

　　有了大概目标后就要根据所召开的会议的需求，筛选会议场地的硬件条件。如会场的层高、尺寸、形状、摆台，是否有立柱，多媒体设备等等。这样一些不符合条件的会议场地就可以去掉了，范围进一步缩小。

　　3.会议场地的租赁价格

　　会议场地的租赁价格是在会议场地的各种条件都符合之后的一个决定性因素。选择会议场地的时候要注意价格的计算方法。按场计价和按天计价有本质的区别，一般一场会议为4小时规定。大致约为半天。有的酒店一天是按三场计算的。所以一定要明晰酒店的会场计价单位。而一天的计算是包含了上午，下午以及晚上。计价单位明晰之后那就是场地供应商所给予的搭建时间，一场会议的布置需要时间，而布置的时间是否免费，收费又收多少呢?所以只有在综合比较了所有情况下的价格才是最终可以参考比对的价格。

　　4.签订会议场地租赁合同

　　确定所要租赁的会议场地后，一定要签订租赁合同。会议场地的租赁合同一定要包括之前已经确认好的项目和价格，现在包括的设施，哪些是免费的，哪些是付费的及付费项目的计价方式。同时要将结算帐号、结算方式和结算币种也要写清。当然大型的会议最好注明某一层面的场地方负责人是谁，以免会议进行时出现问题找不到对口的人。