要确保商务会议的成功举行，必须在会前做好充分的准备，会议的顺利进行，关键在于会前的精心策划。另外在策划大型的商务会议活动时，还要按照一定的工作准则。北京石油科技交流中心总结了很多商务会议策划要点，现在就分享给大家。
 
一、商务会议策划注意事项
 
　　1、会议场地布置。
 
　　课桌式、宴会式、戏台式等各种台型可根据参加会议的人数和目的选择。昌平石油会议中心会根据您的需要，设计特殊台型，增加横幅，广告等，让您的会场更显尊贵。
 
　　2、会议接待。
 
　　北京石油科技交流中心有相关方面的经验，可提供各类会议服务咨询，并可根据您的会议目的、人数、财务预算和其他各种特殊项目制定属于您的会务计划。
 
　　3、广告产品的设计和制作。
 
　　组织设计商务会议的产品展示，印制邀请函及会议主题及产品简介。
 
　　4、商务会议设备。
 
　　一般会议设备有：主席台、演讲台、无线(有线)麦克风、白板、纸笔、屏幕、幻灯机、多媒体投影仪、背景板、指示牌、签到台等，高级会议可根据需要配备专业舞台、音响扩音系统、同声翻译系统、演出灯光系统、视听设备、电视墙等。
 
　　5、商务会议结束情况。
 
为了让会议取得更圆满的成果，我们需要花时间整理会议材料，统计客户名单，地址，整理客户反馈，总结会议意见，安排客户返程等等。
 
二、商务会议策划步骤
 
　　就程序而言，大型商务会议活动的策划与实施，应完全按照公关四步工作法的要求进行：
 
　　首先，立项，就是要把商务会议活动作为一个项目确定下来，这个活动要不要做？做什么？必须清楚无误。
 
　　其次，开展调研，可行性研究。重大事件的策划调查具有特殊性，如调查的内容：国家有关重大事件的政策法规、公众关注的热点、历史类似事件的信息、场地条件和时间选择等，都是调查的内容。进行可行性研究，是非常重要的一步。调查范围包括大型活动的社会适应性，社会环境和目标人群的适应性，资金适应性，效益可行性等。考虑到利益，进行此类活动是否有利于在宣传方面节约成本？假如在媒体上投放广告，比大事件更有效，大事件并不一定要做。也有社会性物质层面的适应，大型活动需要运用很多社会性物质，很多创意也需要物质支持，因此需要策划人员把握现代科研成果。另外就是应急能力的适应性研究，需要采取哪些应变措施？比如户外活动要考虑天气条件，野外活动要考虑安全设施问题，这些都属于进行可行性研究的范围。
 
　　再次，提炼主题，创新思想。在个体创新之外，更要强调群体创新的概念。石油科技会议中心并不赞同个人策划大师的说法，当今时代已不再像三国演义时代的诸葛孔明，靠一个人拈指点点能算出什么妙计，而是靠不同学科的组合团体策划。它并没有泯灭个人的创造性，集体创造性的过程也始终贯穿于个人的创造性过程之中，作为一种现代规划，需要的是多元综合的集体智慧，而非某一大师的杰作。
 
最后，方案论证。在方案论证中，既要进行论证，又要进行科学论证，一般采用定位式优选、轮转式优选和优势移植法。
 
如此看来，每场完美的商务会议落幕，策划者贡献了不少力量，石油科技会议中心当然也起了辅助作用，另外大家选择商务会议场所，也可以到本酒店。