租用会议室举办会议或商务活动，是营造有利于实现目标的空间的绝佳方式。然而，多功能厅租用只是一个开始；这里有八种方法可以充分利用您在租用的会议空间：
　　宴会厅

　　1.征求工作人员/与会者的意见

　　在会议之前，询问工作人员/与会者关于他们希望从该功能中获得什么以及他们喜欢的房间布局/结构的意见。演讲者应该在前面，还是圆桌会议最好？应该有更小的分组吗？鼓励与会者写下他们的想法并在您开始敲定细节之前提交。

　　2.头脑风暴并提前计划

　　想法阶段是列出会议中可能涉及的任何事情以及房间布局想法的时间。从那里，将其精简为要点，并为会议制定一个有凝聚力的计划/行程。制作一份您需要的所有基本房间元素和用品的综合清单。

　　3.与专业人士合作

　　不要让您的会议场地租赁随意；与公认的设施和功能租赁领导者合作。举办了数千场不同规模和主题的活动。他们可以预测您的需求，并协助您策划一场顺利而成功的活动。

　　4.尽早定下基调

　　会议的前五到十分钟将定下基调，因此请仔细计划这一部分。考虑将会议议程与最近的新闻项目或当前与会议目标相关的商业畅销书中的谈话要点联系起来。让这种开放方式也能告知您的房间布局和设置；例如，如果演讲者站着，更动感的开场白会产生更大的影响。对于更敏感的话题，让每个人都坐下来更有利于进步。

　　5.确认所有必要的房间元素

　　虽然团队将提供您需要的一切——桌子、椅子、讲台、视听设备等等——但您可以自行决定需要什么，与主持人沟通，并确认一切就绪在会议开始之前就位。

　　6.充分利用墙壁空间

　　无论是使用投影屏幕、黑板、白板、标牌、图表、图形还是上述所有内容，都要以视觉上令人愉悦的方式排列它们，并最大限度地增加可用的墙壁空间，而不会太杂乱。大多数人天生就是视觉的，在视觉元素的帮助下，他们会更容易保持专注和保留信息。

　　7.指定临时会议区

　　对于持续半天或更长时间的大型会议，考虑将房间的一个角落或一小部分隔开，作为小型分组会议和/或与会者拨打或接听相关商务电话的空间。

　　8.咖啡和餐饮

　　更长的会议可以从咖啡服务、小吃和手头餐饮中受益。工作人员可以根据会议长度为您提供最佳选择建议，并为任何规模的会议提供优质服务。