第五步：确定日期

　　现在是时候决定您的会议何时举行了。如前所述，该日期应该提前六个月到一年。

　　您还需要了解会议将持续多长时间。行业共识表明，大约有300名参与者的会议需要整整两天的时间。更大、更深入的会议可能会持续更长时间。

　　这里有一些重要的经验法则需要牢记：

　　选择一个与节日等其他重大事件不冲突的日期。全市范围的活动使预订航班变得更加昂贵，并且通常会阻碍往返会议的交通。此外，您不希望您的会议与大型活动争夺关注。

　　避免人们倾向于去度假的夏季和冬季假期。最好将日期定在3月中旬至6月底或9月初至11月下旬之间。

　　切勿在周末计划会议。对于大多数参与者而言，参加会议是他们工作的一部分，因此请在工作周内安排会议。

　　尽量以周末为目标，以便旅行的与会者有机会在休息时间留下来观光。会议的最佳日子是周四和周五。

　　设定一个日期会给你一个固定的点来倒计时，以便更好地计划你的准备工作。

　　第六步：预约场地

　　知道日期后，您就可以开始寻找符合您要求的可用场地。

　　一般来说，场地可能分为三类：

　　大学校园：这些最适合举办规模较小的学术活动，而且租金相对便宜。

　　酒店：这些酒店通常有专门的会议设施和自己的餐饮服务。它们是最佳的多合一选择，因为它们提供住宿和会议空间。它们也往往是最昂贵的选择。

　　独立场馆：此类别包括所有其他类型的可举办会议的场馆。其中许多专门针对特定类型的事件。

　　但场地的成本只是难题的一部分。以下是寻找合适场地时需要考虑的其他一些因素：

　　大小：预订一个每个人都必须挤进一个小房间的太小场地显然是一个坏主意。同样，为相对较少的人群提供一个巨大的场地不仅会伤害你的钱包，还会让会议感觉空荡荡的，出席人数很少。

　　地点：最好选择一个稍微偏僻的地点，以便与会者能够更好地专注于会议本身。如果场地拥有宁静、风景如画的环境以帮助人们放松，那就更好了。

　　氛围：场地的氛围适合您的目标观众和主题是至关重要的。例如，您不想在大型健身房内举办商务会议。

　　设施:场地布局是否合理？会议室风格满足您的需求？它是否有必要的设施，例如用于分组会议的小房间？

　　住宿：场地提供住宿还是附近有酒店？

　　餐饮:是否包括餐饮或外部餐饮公司是否可以轻松到达会场内工作？如果没有，该地区是否有合适的餐馆和咖啡馆？（请记住任何特殊的饮食要求：纯素食、犹太洁食、无坚果等）

　　交通：参加者乘坐公共交通工具前往会场有多方便？开车的人有足够的停车位吗？

　　技术方面：场地是否有合适的IT、音频和视频设备？您需要投影屏幕、麦克风、为参与者提供充足的充电点，当然还有稳定的WiFi接入。

　　在与潜在地点谈判时，尽量安排提前进入该地点，以便您可以在会议之前与您的团队进行“试运行”或演练。您应该能够确保在重要的一天之前每个细节都到位。