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如何组织会议:宣传会议和现场规划

发布时间:2021-06-07 10:32:32 浏览次数:0
  您现在拥有自己的场地、主要发言人、清晰的会议计划和用于引导人们访问的网站(或活动页面)。从现在开始,您的主要重点是通过所有可用渠道宣传会议。

  如果您的会议不能免费参加,您需要确定合适的价格。一方面,会议费用应该有助于支付您的费用。另一方面,您不希望对感兴趣的与会者定价,并以半预订的会议结束。您可以考虑根据人们的职业状况(例如,学生支付较低的费用)制定浮动工资标准。

  离线推广您的会议?您想制作一本高质量的小册子,其中包含会议议程和指向您的网站或票务网站的可见链接。

  在网上,您可以通过多种方式以相对较少的预算宣传您的会议:

  社交媒体网站

  潜在参与者可能会闲逛的相关论坛(例如,您可以宣传您的技术会议的工程师社区)

  自己的博客和新闻稿

  如果您的宣传在很大程度上依赖于社交媒体,请考虑一个吸引人的主题标签,您可以在发布即将举行的会议时使用它。

  不要忘记鼓励您的演讲者在他们自己的频道上向观众宣传会议。他们这样做有既得利益,可以将会议展示给更有可能感兴趣的人(毕竟,他们已经喜欢你的演讲者了,对吧?)。

  邀请您选择的细分市场中的记者报道——甚至可能参加——会议。在接触媒体时,最好保持你的演讲简单和简短(最多一页),主要关注5W(谁、什么、何时、何地和为什么)。

  在此步骤中,您将深入了解细节,以解决与会者当天如何在场地内进行实际导航。以下是您想要回答的一些问题:

  会有衣柜吗?

  谁来开门和扫描门票?

  主要活动将使用哪个语言环境?

  应该为分组会议保留哪些房间?

  在哪里供应茶点?

  您是否有一个展区供赞助商和供应商设置展位?

  解决这个问题的最好方法是浏览当天的议程,让自己站在与会者的立场上。试着想象他们当天将如何行动以及他们可能有什么需求。

  正如我们已经提到的,最好尽早进入场地,以便您可以检查空间并提前准备详细的计划。如果您有外部餐饮供应商或其他供应商,请计划一次演练,以便他们也熟悉布局、厨房的位置等。

  通过亲自检查,您可以更好地准备解决会议当天可能出现的任何问题。说到这...