会议是人们交换想法、信息和意见的重要聚会。召集人们聚在一起开会的第一步是撰写会议邀请。如果您不知道从哪里开始，编写一份好的会议邀请可能会令人生畏。确保您的会议邀请包含回答以下问题的关键细节。
　　WHO？

　　谁将参加此次活动？是否允许参与者将邀请转发给其他人？

　　什么和为什么？

　　会议的目的是什么？通过向与会者提供有关会议目标的详细信息，让他们有机会为会议做准备，这一点很重要。如果有会议议程，请将议程放在电子邮件邀请的描述字段中或附加。

　　什么时候？

　　会议将在什么时间举行？如果您要联系人们询问他们什么时候可以见面，请给他们一份可供选择的潜在日期和时间列表，以便获得更快的回复。以这种方式引起回应比说“任何对你最有效”更容易。

　　在哪里？

　　会议的合适地点是什么？提前预订合适的会议室，以确保它可用于您的会议。

　　有一个明确的主题行

　　会议邀请电子邮件的主题行要简洁明了。确保在主题行中明确会议的目的，并在空间允许的情况下包括与会者的姓名。例如，如果您安排了与团队成员进行1:1的对话，请将您的姓名和对方的姓名放在邀请的主题行中，这样1:1的对象一目了然。否则，人们会在他们的日历中看到您的邀请，并且可能不记得他们与谁会面。

　　如果您要在您的公司和另一家公司之间召开电话会议，您可以设置如下主题行：“电话会议–您的公司名称–其他公司的名称”。如果是与外部方的面对面会议，请在会议邀请的主题行中也指定它是面对面会议。

　　在位置字段中提供详细信息

　　大多数人在会议即将开始之前不会查看会议邀请的描述字段。为确保与会者能够一目了然地查看重要的会议信息，请使用位置字段尽可能多地包含有关位置的详细信息。如果是面对面的会议，请附上该地点的地址。如果是电话会议，请在位置字段中提供呼入号码和密码/密码。

　　把事情简单化

　　坚持会议邀请中的要点。不要在会议邀请中包含太多信息。如果您想分享更多详细信息供与会者在会议前查看，只需将其包含在附件中。

　　包括号召性用语

　　如果您要与潜在客户安排演示电话，您可能希望通过包含一个强大的号召性用语来鼓励收件人单击按钮或回复，从而使您的电子邮件更具吸引力。这将使人们更有可能参加会议。

　　个性化

　　个性化消息更有可能被打开。在主题行中使用收件人姓名以提高打开率。使用专业而友好的语气进一步个性化您的信息并吸引收件人。

　　发送提醒

　　向收件人发送后续电子邮件以提醒他们会议。友好的跟进提醒将有助于让您的会议成为首要考虑事项。